Een kanban-systeem gebruikt het principe van pull in combinatie met kanbans om een continue flow te realiseren vanaf de start van het werk tot aan de levering van het product. De methode rust op drie kernprincipes en zes praktische werkwijzen.
De drie principes vormen het fundament: begin met de huidige situatie en respecteer de bestaande rollen, functies en verantwoordelijkheden; spreek gezamenlijk af om continu en op een evolutionaire manier verbeteringen na te streven; en moedig leiderschap op alle niveaus aan.
zes werkwijzen
De waarde van Kanban blijkt in de praktijk uit het structureel toepassen van zes werkwijzen die deze principes concreet maken: het visualiseren van werk, het beperken van onderhanden werk, het bevorderen van een soepele doorstroom, het expliciet maken van afspraken, het inbouwen van effectieve feedbackmechanismen en het gezamenlijk verbeteren en evolueren door te experimenteren en gebruik te maken van data en wetenschappelijke inzichten.
wet van Brooks en Little
Ook de wet van Brooks (mankracht toevoegen aan een vertraagd project maakt de vertraging alleen maar groter) en de wet van Little (bij gelijkblijvende productiviteit stijgt de doorlooptijd als de WiP stijgt) komen aan bod.
flow-efficiëntie
Voor een optimale werking van het pull-principe is regelmatige flow essentieel. Een belangrijke maatstaf hierbij is de flow-efficiëntie: de verhouding tussen de tijd waarin daadwerkelijk aan een verzoek wordt gewerkt en de totale doorlooptijd. Die doorlooptijd omvat zowel de effectieve werktijd als alle vertragingen en wachttijden. Wanneer de flow-efficiëntie laag is, heeft harder of sneller werken weinig effect; het grootste resultaat wordt behaald door vertragingen te verkorten of te elimineren.
Kanban in de praktijk
In het tweede, praktische deel van het boek worden drie vormen van kanban uitgebreid beschreven: een persoonlijke kanban voor het organiseren van eigen werk, een teamkanban voor het gezamenlijk beheren van werk binnen een team, en een samengevoegd meerlagig kanban-bord dat de volledige keten van klantvraag tot oplevering zichtbaar maakt.
Persoonlijk kanban-bord
Een persoonlijke kanban helpt je overzicht te houden en prioriteiten te bepalen, zowel privé als op het werk. Het is een instrument voor productiviteit, efficiëntie en effectiviteit, gebaseerd op de eerste twee algemene werkwijzen van kanban: werk visualiseren en onderhanden werk beperken. De auteur beschrijft zeven stappen om te starten: bepaal het doel van je kanban, verzamel wat je nodig hebt, denk na over hoe je je werk uitvoert, maak een overzicht van al je taken, stel een initiële WiP-limiet vast, begin met het oppakken van werk en evalueer regelmatig om je werkwijze te verbeteren.
prioriteitenfilter
Het persoonlijke kanban-bord wordt stap voor stap uitgewerkt en aangevuld met nieuwe concepten. Het resultaat is een helder en flexibel systeem met kolommen als te doen (onderverdeeld in binnen een jaar, maand en week; het prioriteitenfilter van Corey Ladas), doen (met subkolommen vandaag oppakken met WiP-limiet, mee bezig en pin voor taken die wachten op anderen) en klaar. Over de kolommen heen lopen rijen die aangeven waar het werk plaatsvindt, zoals kantoor, thuis, sportvereniging of auto/trein. Kaartjes bevatten een identificatie, korte omschrijving, einddatum en eventueel de reden van pauzeren. Naast de WiP-limieten per kolom of rij geldt ook één limiet voor het volledige bord, waardoor de totale werkbelasting beheersbaar blijft.
Teamkanban-bord
Het tweede uitgewerkte voorbeeld is het teamkanban-bord. De auteur benoemt veelvoorkomende valkuilen die teams ervan weerhouden hun kanban-systeem succesvol te maken. Zo kopiëren sommige teams klakkeloos het systeem van anderen, inclusief ritmieken en afspraken die niet passen bij hun eigen context. Andere teams streven direct naar een ideaalbeeld dat nog niet aansluit op hun huidige werkwijze. Ook ontbreekt vaak voldoende ruimte voor variatie en flexibiliteit.
Systems Thinking Approach To Introducing Kanban
Bij het opzetten van een teamkanban-bord is het belangrijk bewust na te denken over de visualisatie van het bord, de verschillende soorten werk en de afspraken die bijdragen aan het doel van het systeem. De auteur adviseert hierbij gebruik te maken van STATIK (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban). Deze aanpak helpt teams veelvoorkomende valkuilen te vermijden en bestaat uit stappen als: onderzoek wie ontevreden is en waarom, bepaal wat er van het team wordt gevraagd, breng in kaart waartoe het team in staat is, beschrijf de werkstroom, onderscheid verschillende soorten werk (serviceklassen), ontwerp het bord en realiseer het systeem inclusief visualisaties.
Om inzicht te krijgen in capaciteit meet het team de doorlooptijd van verzoeken en het aantal afgehandelde verzoeken per periode. Dit wordt weergegeven in een cumulatief stroomdiagram. Wanneer blijkt dat onderhanden werk toeneemt, is dat een signaal om WiP-limieten te verlagen. Door deze limieten bewust in te stellen verbetert de doorstroom en wordt het systeem stabieler.
Samengevoegd meerlagig kanban-bord
Het laatste, meest complexe voorbeeld gaat over situaties waarin werkzaamheden zijn georganiseerd in een keten van teams. De focus ligt op de klantvraag, die je stap voor stap volgt door de hele keten heen. De auteur beschrijft opnieuw een helder stappenplan. Eerst wordt voor één team een kanban-systeem opgezet om overbelasting te voorkomen en zicht te krijgen op knelpunten in de keten. Vervolgens wordt het systeem uitgebreid naar het team dat de belemmering vormt. Door dit proces te herhalen ontstaat een samenhangend pull-systeem voor de hele keten.
praktijkvoorbeeld
Een praktijkvoorbeeld illustreert dit: een klant vraagt waarom een Request for Change (RfC) zo lang duurt. Het wijzigingsverzoek wordt gevisualiseerd door de volledige keten van teams, waarbij het werk wordt opgesplitst in deeltaken. Om zowel het niveau van het verzoek als de onderliggende deeltaken te visualiseren gebruikt Pieter Rijken een meerlagig kanban-bord.
realistische verwachtingen
Alleen visualisatie verklaart nog niet waarom de doorlooptijd zo lang is. Daarom worden metingen uitgevoerd, zoals onderhanden werk per dag, werkvoorraad per team en doorlooptijd per fase. Deze gegevens laten zien waar vertragingen optreden. Vervolgens bespreekt de auteur hoe teams realistische verwachtingen kunnen scheppen. Daarbij draait het om twee vragen: wanneer neem je een opdracht aan en wanneer kun je een leverdatum beloven?
tweefasen-commitment
Om dit goed te doen introduceert de auteur het concept van tweefasen-commitment. Bij het eerste commitmentpunt wordt nog geen harde leverdatum afgegeven, waardoor ruimte ontstaat voor tegenslagen. Pas bij het tweede commitmentpunt wordt een concrete leverdatum vastgesteld. De auteur laat zien hoe je bepaalt waar deze momenten het best in de werkstroom kunnen worden geplaatst, zodat het systeem betrouwbaar en wendbaar blijft.
Tot slot gaat Rijken in op samenwerking tussen teams en hoe de totale doorlooptijd kan worden verkort. Het cumulatief stroomdiagram en het samenvoegen van verschillende teamkanban-borden spelen hierbij een sleutelrol, omdat ze helpen de gezamenlijke flow zichtbaar te maken en structurele verbeteringen in de keten te realiseren.
eenvoud en consistentie
Met Kanban werkt! Minder druk, meer resultaat laat Pieter Rijken overtuigend zien hoe de kracht van Kanban schuilt in eenvoud en consistentie. Hij verbindt theorie en praktijk op toegankelijke wijze, van persoonlijk niveau tot team- en ketenniveau. De combinatie van heldere uitleg, herkenbare voorbeelden en direct toepasbare stappen maakt het boek bijzonder praktisch.
Rijken benadrukt dat Kanban geen starre methode is, maar een flexibel systeem dat helpt om werk zichtbaar te maken, flow te verbeteren en stap voor stap te leren. Zijn uitleg over het meerlagige kanban-bord en het tweefasen-commitment biedt bovendien waardevolle inzichten in hoe teams en ketens betrouwbaarder én wendbaarder kunnen samenwerken.
Kortom, Kanban werkt! is een helder en concreet boek dat precies doet wat het belooft: minder druk, meer resultaat.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM(O) Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement, inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO’s. Hij is auteur van een aantal managementboeken, waaronder 'Agile portfoliomanagement', 'Scaling agile in organisaties' en 'Agile with a smile'.