Ik kom nog te vaak organisaties tegen die pas serieus nadenken over hun personeelsplanning als het eigenlijk al te laat is. Er is ineens een tekort aan mensen. Of juist een overschot.
Belangrijke kennis verdwijnt omdat ervaren medewerkers vertrekken. Nieuwe vaardigheden blijken nodig, maar zijn niet op tijd ontwikkeld. En dan ontstaat de reflex om snel te reageren: er worden vacatures uitgezet, externe mensen ingehuurd of reorganisaties gestart.
Wat opvalt, is dat deze acties vaak logisch lijken, maar zelden onderdeel zijn van een samenhangende aanpak. En precies daar zit het probleem.
Waarom we blijven reageren
Veel organisaties denken dat ze al bezig zijn met strategische personeelsplanning. Er zijn immers begrotingen, headcount-overzichten en plannen voor het komende jaar. Toch heeft dit vaak weinig te maken met echte strategische personeelsplanning.
Wat ik in de praktijk zie, is dat planning vaak wordt verward met administreren. Er wordt gekeken naar aantallen, naar kosten en naar de bezetting van vandaag. Maar de vraag wat er morgen nodig is en hoe je daar komt, blijft vaak impliciet.
onzekerheid
Dat is begrijpelijk. De toekomst is onzeker. Markten veranderen, technologie ontwikkelt zich en de arbeidsmarkt is krap. Juist daardoor ontstaat de neiging om te focussen op de korte termijn. Problemen die zich vandaag voordoen, krijgen prioriteit, terwijl structurele vraagstukken blijven liggen.
Maar precies in die onzekerheid ligt de noodzaak van strategische personeelsplanning. Niet om de toekomst exact te voorspellen, maar om voorbereid te zijn op verschillende mogelijke ontwikkelingen. Strategische personeelsplanning gaat niet over het vastzetten van de toekomst, maar over het omgaan met onzekerheid. Het gaat over het herkennen van ontwikkelingen, het doordenken van scenario’s en het maken van keuzes die organisaties wendbaar maken.
Dat vraagt om een andere manier van kijken: niet lineair en voorspellend, maar dynamisch en onderzoekend. Niet één plan, maar meerdere mogelijke richtingen. Niet zekerheid, maar voorbereid zijn.
Waarom intuïtie niet genoeg is
HR is van oudsher een vakgebied waarin ervaring en gevoel een grote rol spelen. Dat is begrijpelijk, want het gaat over mensen. Tegelijkertijd zie ik dat intuïtie organisaties regelmatig op het verkeerde been zet.
In mijn boek beschrijf ik een eenvoudig voorbeeld rondom kansrekening, waarin mensen systematisch de verkeerde inschatting maken, simpelweg omdat het antwoord logisch voelt. Dat mechanisme speelt ook in organisaties. Beslissingen worden genomen op basis van wat aannemelijk lijkt, zonder dat dit wordt getoetst aan data.
Dat betekent niet dat intuïtie geen waarde heeft. Maar het is onvoldoende als enige basis voor beslissingen die grote impact hebben op de toekomst van een organisatie. Juist de combinatie van data en inzicht maakt het verschil.
Wat strategische personeelsplanning wél is
Strategische personeelsplanning is geen model, geen tool en ook geen eenmalig project. Het is een proces. Een proces waarin organisaties continu kijken naar hun strategie, naar ontwikkelingen in de omgeving en naar de impact daarvan op hun personeel. Waarin data wordt gebruikt om inzicht te krijgen, maar waar ook ruimte is voor interpretatie en dialoog. Waarin niet alleen wordt gekeken naar aantallen, maar juist ook naar vaardigheden, kosten en flexibiliteit.
En misschien nog wel belangrijker: het is een proces waarin HR en de business samen optrekken. Want personeelsplanning is geen HR-feestje. Het raakt direct aan de koers van de organisatie en de keuzes die daarin worden gemaakt.
De vraag is dus niet of organisaties aan strategische personeelsplanning doen. De vraag is of ze er op tijd mee beginnen. Want wie wacht tot het probleem zichtbaar wordt, is eigenlijk al te laat. En juist in een arbeidsmarkt die structureel onder druk staat, is dat een risico dat organisaties zich steeds minder kunnen permitteren.
Wie strategische personeelsplanning wil inzetten als stuurinstrument in plaats van noodmaatregel, vindt in Strategische personeelsplanning concrete inzichten en handvatten. Bestel het boek via Managementboek en maak de stap van reageren naar vooruitkijken.
Over Gerard Evers
Over Irma Doze
Irma helpt organisaties die meer willen halen uit hun people data en medewerkersonderzoeken. In deze data liggen nieuwe inzichten en kansen verborgen waarmee bedrijven duurzaam hun medewerkerstevredenheid én hun bottom-line resultaten kunnen verbeteren. Zij is coauteur van de boeken 'HR-analytics' en 'Strategische Personeelsplanning'.