Kanban werkt! - Minder druk, meer resultaat

Iedereen is druk, maar het lijkt wel of er nooit iets afkomt. Dat komt omdat we goed zijn in het beginnen, maar slecht in het afmaken van taken. Kanban is een visuele manier van plannen uit Japan – ontwikkeld door Taiichi Ohno – die je helpt om op het juiste moment aan de juiste dingen te werken en de focus te leggen op het voltooien van werkzaamheden. Want alleen werk dat af is, heeft immers waarde. Door je werk te visualiseren, bijvoorbeeld op een Kanban-bord, zie jij (en je collega’s) precies wat er moet gebeuren, waaraan gewerkt wordt, waar de knelpunten zitten en wanneer het werk klaar is. Niet alleen krijg je met Kanban meer grip op je tijd, het maakt het werk ook leuker!

Made in Japan

Kanban is eind jaren 40 ontstaan in Japan. Na de Tweede Wereldoorlog stond het land voor de enorme opgave van wederopbouw. Dat gold ook voor autofabrikant Toyota, dat voor inspiratie keek naar de Amerikaanse autofabrikant Ford. Om zo kostenefficiënt mogelijk te produceren, maakte Ford slechts enkele modellen – allemaal zwart – maar wel in grote aantallen. Daarvoor was het belangrijk om de machines continu te laten draaien; fabrieksarbeiders moesten er vooral voor zorgen dat de machines niet stil kwamen te staan. Fords aanpak was kostbaar en kapitaalintensief – er was veel materiaal en opslagruimte nodig – en geld had Toyota niet. Toyota moest dus met andere ogen naar het productieproces kijken.

Een belangrijk principe dat Toyota overnam van Ford was de continue materiaalstroom. Hierbij streeft men ernaar dat het materiaal, zoals halffabricaten, na productie direct verder wordt verwerkt zodat geen tussentijdse opslag nodig is. Zo is het materiaal steeds ‘in beweging’ en ontstaat er flow, oftewel doorstroom.

Pull trekt de productie aan

Toyota vulde dit aan met een zogenoemd pull-systeem. In de Verenigde Staten werd dit systeem al toegepast in supermarkten om voorraden op het juiste moment weer aan te vullen. Denk maar aan het vullen van de schappen in de lokale supermarkt. Een leeg schap is een teken dat het product moet worden aangevuld. De hoeveelheid waarmee het schap wordt aangevuld, is gelijk aan wat er die dag verkocht is. Simpel gezegd: in een pull-systeem bepaalt het aantal producten dat is afgenomen hoeveel producten worden aangevuld (en dus geproduceerd). Bij een lagere afname wordt de productie teruggeschroefd, terwijl men bij een hogere afname de productie opvoert. De afname ‘trekt’ als het ware de productie aan, vandaar de term pull.

twee uitgangspunten

Hieruit volgen twee uitgangspunten die de basis vormden voor Kanban:

1. Maak alleen een nieuw product als er ook een product is afgenomen (pull).
2. Maak alleen een nieuw product als er een signaal is ontvangen dat door een afname is veroorzaakt (kanban).

Het signaal om te gaan produceren is een kanban. Dat is een Japans woord dat letterlijk ‘visueel teken’ betekent – een zichtbaar signaal dat bijvoorbeeld aangeeft dat het tijd is om de voorraad aan te vullen.

Visualiseer het werk

Een belangrijk principe van Kanban is dat je het werk visualiseert om er grip op te krijgen. Doordat je kunt zien waaraan er momenteel wordt gewerkt en waar er opstoppingen ontstaan, is het makkelijker om die knelpunten op te lossen en je te focussen op het afmaken van het werk. Vaak wordt voor die visualisatie een zogenoemd Kanban-bord gebruikt, waarin de verschillende stadia of processtappen als kolommen worden weergegeven. Post-its of kaartjes representeren de taken of werkopdrachten die van links naar rechts over het bord bewegen om de voortgang te visualiseren.

Beperk het onderhanden werk

Vaak wordt werk verricht in een keten – zoals de werkstations in een autofabriek. Iemand voert een bepaalde taak uit en geeft het product of document door aan de volgende persoon in de keten die de volgende taak uitvoert. Je zult begrijpen dat als de ene persoon sneller werkt dan de andere, er opstoppingen ontstaan. Het werk moet wachten omdat de volgende persoon nog niet klaar is om eraan te beginnen.

Daarom is een essentieel onderdeel van Kanban het beperken van de hoeveelheid onderhanden werk. Dat lijkt tegenstrijdig, maar het bevordert juist de doorstroom. Je wordt gedwongen om eerst iets af te maken, zodat er ruimte ontstaat om met iets nieuws te beginnen. Zo’n beperking voor de hoeveelheid onderhanden werk wordt ook wel een WiP-limiet genoemd. WiP is de afkorting van Work in Progress.

Naast het visualiseren van het werk en het beperken van het onderhanden werk kent Kanban nog meer principes en werkwijzen die ervoor zorgen dat er zo efficiënt mogelijk wordt gewerkt. Dankzij Kanban verbetert de doorstroom (flow) en komt de focus te liggen op het afmaken van werk. Je krijgt meer gedaan in minder tijd, zodat je tijd overhoudt voor andere dingen.