Rules are fun! Structuur brengt vrijheid

In 'Rules are fun! Structuur brengt vrijheid' van Michiel Arens wordt een beeld geschetst van hoe u verschillende regels (wetten, afspraken, normen zoals ISO) kunt integreren in uw bedrijf door gebruik te maken van een spelregelinformatiesysteem. Tegenwoordig vinden er in organisaties vaak allerlei acties naast elkaar plaats om informatie te ordenen. Er wordt een DMS (Document Management Systeem) aangeschaft, de processen worden herontworpen, werkinstructies gemaakt en ga zo maar door. Volgens de auteur is het informatiesysteem MAVIM, hét hulpmiddel om álle regels in kaart te brengen en inzicht te geven aan management en medewerkers. Dit leidt ertoe dat regels weer als positief worden ervaren. Zoals Arens zegt 'regels zijn er altijd, ook in spelsituaties zoals voetbal. Zonder regels wordt het moeilijk met z'n 22-en op een veld. Dit geldt ook voor organisaties. Het punt is dat mensen in een organisatie het nut en doel achter de regels in de totale brei van regels niet meer zien en ze blindelings volgen omdat het moet'. Arens noemt dit het 'doen'. Met behulp van MAVIM kunnen mensen zich bewust worden van het nut en doel van regels en gaan ze ze beleven, het 'zijn'. Ze zullen dan ook steeds meer geneigd zijn de kennis die zij van de regels hebben, te delen in een systeem. Hoe dan zo'n systeem te implementeren en toe te passen licht de schrijver in de volgende hoofdstukken toe. Dit kan vanuit de huidige situatie of vanuit zogenaamde referentiemodellen (standaardgegevens voor bijvoorbeeld een gemeente). Hierbij moeten de mensen steeds nauw betrokken blijven, zij moeten hun kennis willen delen in het systeem. In het laatste hoofdstuk wordt gekeken hoe de cultuur van de organisatie omgaat met informatie en regels.Dit is om te kijken welk soort systeem het meest geschikt is. Hiervoor wordt een model gebruikt dat uitgaat van twee cultuuraspecten: taakgericht (hoog-laag), rolgericht (hoog-laag). Hierbij is een scoringstabel gevoegd met uitleg zodat we een figuur van de cultuur kunnen tekenen. Pas als dit model evenwichtig is, kan MAVIM toegepast worden. Bijzonder boeiend aan het boek is de vormgeving. Het boek is opgedeeld in vijf hoofdstukken die bestaan uit tekst, met veel illustraties, een samenvatting in rood en een interview tussen een interviewer en de schrijver waarin verkend wordt wie de schrijver is en waarom dit onderwerp hem zo na aan het hart staat. Alle lof voor deze vorm! Dit zie je in boeken over bijvoorbeeld processen en herontwerp van processen niet vaak. Ook boeken over informatie vastleggen, zijn veelal zware saaie boeken. In dat opzicht voegt dit boek een ander beeld aan dit vakgebied toe. Maar inhoudelijk voegt het minder toe, vind ik. Er zijn meer manieren om regels, processen en informatie aan elkaar te koppelen dan een spelregelinformatiesysteem als MAVIM. Zo zijner natuurlijk ook andere systemen op de markt, en ook zonder systeem kunt u de verschillende trajecten aan elkaar koppelen. Die andere mogelijkheden worden in dit boek buiten beschouwing gelaten, waardoor het toch voelt als een verkooppraatje! Structuur brengt zeker vrijheid, maar kies de structuur die bij je organisatie past en dat hoeft geen MAVIM te zijn!