De auteurs plaatsen de Administratieve Organisatie mijns inziens terecht in een bredere organisatorische context. Het gaat namelijk niet om de vastlegging van de AO 'an sich', maar om het doel dat ermee beoogd wordt. En dat doel nu blijkt, zeker in deze moderne tijd, ruimer dan het louter opschrijven van de administratieve processen ten behoeve van de mogelijkheden tot controle van de interne gang van zaken. Vooral het tot stand brengen van kwaliteitsverbetering zou een belangrijke reden moeten zijn. De auteurs sluiten onder meer aan bij managementtheorieën zoals het 7S-model van McKinsey waarbij een evenwichtige verhouding tussen diverse aspecten van een organisatie essentieel is. Vastleggen van de AO moet hier bijvoorbeeld in passen. Zo leggen de auteurs de verbinding met het geheel van de organisatie en krijgt de AO niet het spreekwoordelijke 'verdomhoekje' toe bemeten. In 'Handen en voeten aan de Administratieve Organisatie' gaan de auteurs helaas niet nader in op de redenen voor het in de praktijk regelmatig vastlopen van het gebruik van de AO. Wel schetsen Van den Oever en Noordam een ideaalbeeld, resulterend in een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden om ervoor te zorgen dat de AO haar plaats in de organisatie krijgt. Zo staat de AO niet op zich maar moet geïntegreerd worden met andere vastleggingsystemen. Bovendien moeten de vastleggingen de basis zijn voor performanceverbetering van de organisatie. Hiermee is dan tegelijk de brug met de rest van de organisatie geslagen. Tegelijkertijd kan het ontbreken van één of meer van deze voorwaarden mijns inziens als leidraad dienen voor het onderzoek naar het falen van het huidige gebruik van de vastleggingen. De meeste boeken over AO zijn vakinhoudelijke boeken, speciaal bedoeld voor het vakgebied accountancy, en dan ook nog eens geheel en al ten dienste van de accountantscontrole. Van den Oever en Noordam kiezen niet voor deze eenzijdige benadering. Zij kiezen nadrukkelijk voor een integrale benadering, dus een goede opzet van de vastlegging van de AO. In deze benadering staan vier onderdelen centraal: de visie die men heeft op het beschrijven van de AO, de gebruikte methode, de gehanteerde techniek, en de hulpmiddelen die voor de vastlegging worden ingezet. Voor de laatste drie onderdelen hebben ze het zogeheten 'rotormodel' ontwikkeld. In dit model worden vele aspecten die voor een goede opzet voor de vastlegging van de AO van belang zijn, in onderlinge samenhang geplaatst. Opmerkelijk is dat daarbij dat naast aspecten die samenhangen met het ontwerpen van de vastlegging, ook wordt stilgestaan bij het gegeven dat er feitelijk sprake is van een veranderde werkwijze. Een andere werkwijze die de nodige aandacht vereist. Opmerkelijk is de in het boek opgeroepen vraag of er wél of níet moet worden vastgelegd. Te vaak wordt er nog voetstoots vanuit gegaan dat vastlegging van de AO te allen tijde noodzakelijk is. Of er moet worden vastgelegd, en zo ja op welk niveau, is afhankelijk van diverse factoren. De auteurs hebben hiervoor 'De AO Weightwatcher' ontwikkeld. Met behulp van deze checklist kan aan de hand van twintig aspecten een waardering worden toegekend. Hoewel sommige vragen zich mijns inziens wat lastig in een concrete waardering laten vertalen, krijg je op basis van de totaalscore toch een goede indicatie. Met andere woorden: of en op welke wijze de vastlegging van de AO ter hand moet worden genomen. Organisaties die besluiten de AO vast te leggen, zullen vele belangrijke thema's tegenkomen. Zaken die je ook tegenkomt bij verandertrajecten waarbij opgemerkt dat bij de moderne aanpak van verandertrajecten de vastlegging van de AO vaak een prominent onderdeel is. Factoren als cultuur, omgeving, AO?historie, enzovoort, blijken een belangrijke rol in veranderingsprocessen te spelen, en dus ook bij de vastlegging van de AO. Het boek 'Handen en voeten aan de Administratieve Organisatie' wil vooral een handleiding zijn bij deze factoren en bij de vastlegging. Uiteindelijk gaat het om de volgende vraag: is het zinvol of niet? De vraag stellen, is hem beantwoorden. Alleen al het doorlopen van het proces waarbij de vele aspecten die samenhangen met het vastleggen van de AO de revue passeren, is meer dan de moeite waard. Al was het maar omdat dit proces zicht geeft op de plaats die de AO in de organisatie moet innemen.
Over John Daamen
John Daamen MBA is directeur en senior consultant bij Daamen Consultancy B.V. Dit bureau vervult interim-managementopdrachten op financieel en algemeen management terrein. Uitgangspunten hierbij zijn: de ontwikkeling en inzet van de kwaliteiten die reeds in de organisatie aanwezig zijn en de zelfredzaamheid van de organisatie. John Daamen is Alumnus van Business School Nederland, de Action Learning MBA, en voert momenteel een promotieonderzoek uit naar samenwerking binnen de overheid.
