Documenten onder controle

In Documenten onder controle geeft Geert-Jan van Bussel tips voor het selecteren en beoordelen van informatie in een Document Management Systeem (DMS), evenals de wet- en regelgeving over het archiveren van documenten. Zeker voor de genoemde doelgroep een eenvoudig en praktisch naslagwerkje. Maar alle medewerkers die digitaal dossiers moeten maken, krijgen door het boek een beter beeld van archiveren.

Tijdens mijn werk als auditor word ik geconfronteerd met digitale dossiers. Eerder vroeg ik dossiers op bij de collega's van het archief (die weten hoe dat werkt) om bepaalde processen te toetsen. Nu moet ik zelf in het DMS gaan zoeken. Daarnaast bepaal ik ook zelf wat ik wil archiveren. Dit was moeilijk, niet alleen omdat je weer aan een nieuw informatiesysteem moet wennen, maar ook om de vraag 'wat moet je opslaan en waarom'.

Blijkbaar sta ik hierin niet alleen, want voor auditors, accountants en administrateurs, maar ook voor andere professionals die werken met documenten, heeft Geert-Jan van Bussel een handzaam boekje geschreven over het (digitaal) archiveren van stukken. In Documenten onder controle leidt hij ons door de wereld achter Document Management Systemen.

In een organisatie worden documenten bewaard om als informatie te dienen voor collega's. Daarnaast zijn documenten van cruciaal belang voor de verantwoording van uw organisatie. En als informatie snel en gemakkelijk voorhanden is, verlopen de processen veel eenvoudiger. Binnen het werken met documenten kunnen verschillende processen onderscheiden worden: selectie, logistiek en beheer.

In het boekje komen ze alledrie aan de orde. Het selectieproces gaat bijvoorbeeld over het al dan niet archiveren van documenten. In één van de bijlagen staat een duidelijk overzicht welke documenten voor welke periode bewaard moeten blijven. Heel praktisch en duidelijk. Weet u hoe lang u de accountantsverklaring moet bewaren, of hoe snel gegevens van een sollicitant die u niet aanneemt, vernietigd moeten zijn?

Geert-Jan van Bussel geeft u suggesties en tips voor het beoordelen van de informatie in het zogenaamde 'document management systeem'. Hoe kunt u bijvoorbeeld de betrouwbaarheid van gegevens, waarop u uw oordeel baseert, toetsen? De processen rondom document management komen kort aan bod, evenals de betreffende wet- en regelgeving.

Omdat het digitaliseren van documenten zo'n hot item is, wordt er in de bijlage een plan van aanpak gegeven voor het invoeren van een DMS. En een checklist met kwaliteitseisen. Handig voor een onderzoek, zoals kwaliteitseis nummer 6: elke procesverantwoordelijke is direct aansprakelijk voor documenten in zijn proces. Dit houdt dan concreet in dat in de functieomschrijving afspraken zijn gemaakt over het vastleggen van gegevens.

Als auditor die naar processen kijkt, kun je tegenwoordig niet om document management systemen heen. Hulpmiddelen als een checklist met kwaliteitseisen helpen dan om de juiste vragen te stellen. Alles bij elkaar is Documenten onder controle een nuttig boekje. U weet in kort tijdsbestek waar het om gaat bij archiveren en het digitaliseren daarvan. Door de verschillende checklists en de genoemde wet- en regelgeving begrijpt u beter wat u moet vragen of waarom u bepaalde handelingen in uw dagelijks werk moet verrichten. Misschien niet het spannendste boek dat u dit jaar leest, maar wel een zinvol boek.