Allereerst, wat verstaan jullie precies onder de Product Owner en de Product Manager?
De Product Owner is verantwoordelijk voor de productontwikkeling binnen een Agile-team, definieert bijvoorbeeld de productvisie, ordent continu de productbacklog en zorgt voor de ontwikkeling van de belangrijkste productkenmerken.
Hij is meer dan de spreekwoordelijke linking pin tussen de business en de IT-afdeling, hij vertegenwoordigt beide disciplines; met een duidelijk perspectief vanuit de business. De Product Manager heeft een wat bredere rol, die richt zich meer op de strategische kant van productontwikkeling, vanuit een analyse van de klantbehoeften. Overigens gebruiken wij deze termen in ons boek door elkaar heen; daarmee volgen we de trend dat organisaties in praktijk de verantwoordelijkheden binnen deze twee rollen onderling steeds meer delen.
Wat zijn verder belangrijke trends in jullie vakgebied?
Groeide het agile werken in Nederland zo’n tien jaar geleden vooral binnen grootbanken, nu is het tot steeds meer sectoren doorgedrongen. En ook tot meer functies: niet alleen de collega’s van de IT-afdeling scrummen, maar bijvoorbeeld ook beleidsmedewerkers en marketeers. En zelfs binnen de gezondheidszorg zien we onderdelen van het agile gedachtegoed terug.
Waarom doen organisaties dit zo graag?
Omdat ze sneller dingen willen kunnen veranderen, sneller willen inspelen op veranderingen in hun markten, op de wensen van hun klant. Daarbij weegt ook mee dat hun medewerkers het in toenemende mate verwachten, dus je wordt er aantrekkelijker door op de arbeidsmarkt. En dan heb je ook organisaties die eraan beginnen omdat concurrenten het doen; ook als ze zelf nog niet zo goed begrijpen hoe je dat doet, agile werken.
Stas Pavlov en jij trainen PO’s en PM’s, waar worstelen zij mee?
Wij leiden onze cursisten op voor de examens van de organisatie Scrum.org. Die heeft wereldwijd 300 gecertificeerde Professional Scrum Trainers (PST's), waaronder Stas en ik. Het lesmateriaal is standaard, maar wij horen uiteraard waar onze cursisten in hun praktijk tegenaan lopen. Zo blijkt het voor hen vaak lastig om te bepalen aan welk product het team nou eigenlijk werkt. Mensen hebben intern dan bijvoorbeeld uiteenlopende visies over het product, of over de klantwensen waaraan het product idealiter moet voldoen. Daarom is een goede, generieke productdefinitie zo cruciaal.
Daarnaast moeten PO’s en PM’s goed zijn in stakeholdermanagement: de uiteenlopende belanghebbenden betrekken en beïnvloeden. Zodat iedereen dezelfde ideeën heeft over het product waar men aan werkt. Bij een fysiek product is dat meestal geen probleem. Maar bij een digitaal product - en daar hebben we het bij agile werken meestal over - kunnen teamleden zomaar werken aan verschillende oplossingen voor hetzelfde product. Tja, wat was dan ook alweer het probleem van de klant waar je met elkaar aan werkt? Daarom houd ik de PO’s graag voor dat ze niet alleen Product Owner zijn maar vooral Probleem Onderzoeker. Wat is nou het werkelijke probleem waarvoor we een oplossing bouwen?
Veel van jullie stapsgewijze werkvormen beginnen inderdaad met het definiëren van een probleem, een doelgroep et cetera.
Inderdaad. Een van onze belangrijkste werkvormen is het uitwerken van een Product Vision Board. Daarmee breng je in één visueel canvas de productvisie, doelgroep, klantbehoeften, features en business doelen samen, zodat iedereen de productvisie direct snapt. En dus alle stakeholders daadwerkelijk vanuit dezelfde visie werken. Daar halen mensen veel waarde uit.
User Stories worden veel gebruikt maar volgens jullie lang niet altijd goed toegepast. Hoe komt dat?
We zien geregeld dat een PO een briljant idee heeft voor een nieuwe feature, maar dat zijn team maar niet begrijpt wat hij bedoelt. Dan kan een goede user story de brug tussen de visie van de PO en de uitvoering van het team zijn. User stories zijn eigenlijk formats waarmee je een gedeeld beeld creëert van wat er gebouwd moet worden en waarom; het zijn krachtige conversation starters waarmee je een dialoog kunt starten, met zowel klanten als je collega’s in het team. Zo kan je beter de echte behoeften van je gebruikers vertalen naar concrete actiepunten. Het geheim zit wel in het daadwerkelijk beschrijven van hetgeen een user wil. Persona’s kunnen hier ontzettend bij helpen. Daarnaast is het ook goed om te begrijpen dat niet alles wat in een productbacklog staat, precies in dit format hoeft.
Jullie beschrijven ook een aanpak waarmee je als PO meer mandaat kunt krijgen. Waarom is dat nodig?
We zien dat PO’s in praktijk vaak de nodige moeite hebben om dat mandaat te krijgen. Vaak omdat hun organisatie niet goed begrijpt wat scrum werken nou precies inhoudt. De PO wil meer mandaat om beslissingen te kunnen nemen, maar krijgt die verantwoordelijkheid niet. Onze tip: om meer mandaat te krijgen, moet je vooral doen alsof je dat mandaat al hebt. Zodat mensen denken: o ja, hij kan het. Je moet dus heel zelfverzekerd een betere positie zien te verwerven. Je dwingt autonomie af wanneer je stopt met wachten en begint met doen.
In wezen gaan veel van jullie werkvormen over goede communicatie.
Zeker. Je kunt wel een goede visie hebben, maar als je die niet goed over de bühne krijgt, of je stakeholders niet meekrijgt in het verhaal, ben je nog nergens.
Jullie trakteren de lezers ook op een ‘Sprint Review from Hell’?
Haha, dat is een ludieke manier waarmee je alle mogelijke bananenschillen in kaart probeert te brengen. We bieden een stappenplan waarmee je gegarandeerd maximale ergernis en minimale betrokkenheid scoort: bombardeer je stakeholders met eindeloze, visueel onaantrekkelijke slides vol tekst; lees heel mechanisch je backlogitems voor; laat iedereen om de beurt hun werk opsommen; geef een onbegrijpelijke demo; en zo nog wat acties. Allemaal bedoeld om inzicht te krijgen welke valkuilen je moet vermijden en waar de verbeterkansen liggen. Het mooiste moment is als mensen zichzelf en hun organisatie gaan herkennen in dit voorbeeld, want stiekem lijken veel praktijkdingen hierop.
Wie als Product Owner of Product Manager scherper wil sturen op waarde, visie en samenwerking, vindt in Toolkit voor Product Owners en Product Managers concrete werkvormen en inzichten die direct toepasbaar zijn in de praktijk. Van het formuleren van een heldere productvisie tot het effectief inzetten van user stories en stakeholdermanagement: het biedt houvast voor wie agile werken echt wil laten slagen. Het boek is verkrijgbaar bij Managementboek.