Bijzonder vaak wordt het probleem van e-mail verweten aan het grote volume of het medium zelf. In mijn ogen onterecht. E-mail is een zeer waardevol medium en ik moet er niet aan denken dat het geen onderdeel is van mijn werk- en privéleven. Het grootste probleem zit hem erin dat we onbekwaam en vrij onbewust met het medium omgaan. We besteden veel te veel energie aan het verwerken van onze inbox, het inrichten van onze mailmappen, het opruimen van en zoeken naar e-mails en ons druk maken over uit het oog geraakte actiepunten.
Het is hoog tijd om dit anders aan te gaan pakken, vooral omdat we elke dag van de week veel tijd en dus energie investeren in werken met e-mail. Iedereen die zijn werk serieus neemt doet er dus goed aan om eens stil te staan bij hoe je efficiënt je mail kan beheren.
Hoe fijn is het om een boek in 50% van de tijd met meer begrip te kunnen lezen? Mensen die goed kunnen snellezen hebben daar hard voor geoefend maar de voordelen komen elke dag terug. Wat nou als je in veel minder tijd je mail kan verwerken met meer overzicht? Daarover gaat Speedmailing.
Bij Speedmailing draait om het trainen van de hersenen om binnen een eenvoudige structuur razendsnel te kunnen handelen zodat we met minder energie onze mail kunnen verwerken met behoud van overzicht op de taken die nog aandacht nodig hebben. In feite is Speedmailing een handleiding hoe je je mailbox kan inrichten en de handelingen kan oefenen om vanaf een willekeurig apparaat (je mobiel doet net zo hard mee, wel zo handig) de drie vaardigheden als een professional te beoefenen. Deze vaardigheden zijn informatiebeheer, takenbeheer en beheer van afleiding. Gaat het dan ingewikkeld worden? Alsjeblieft niet, Speedmailing is een van de meest lichtvoetige methoden om wat vroeger Time Management heette een kans te geven. Maar dan wel wetende dat we niet meer tientallen berichten per dag verwerken, maar een veelvoud daarvan.
De slechts 36 pagina’s tellende basis (Engelstalig) leert je de theorie van Speedmailen en legt de handelingen uit. Daarna kun je in de bijlagen zien hoe je de instellingen aanpast in je e-mail programma van keuze (Outlook, Mail voor Mac, Gmail, iPhone, Android en Windows Phone).
Richard Wolfe, de schrijver van Speedmailing, heeft zijn kennis opgedaan door in eerste instantie zelf al zijn hoop op technologie te storten. Hij ontwikkelde internetdiensten en was altijd op zoek naar de nieuwste software om zo te proberen zijn herhaaldelijk falen van Time Management principes te compenseren. Toen hij merkte dat het heil niet in technologie zat, maar in het beter opzetten van je e-mail inrichting en het trainen van je hersenen op een paar eenvoudige principes is hij begonnen met het geven van trainingen over e-mail efficiency onder de titel ‘Krijg toch de P met je geCC’. Inmiddels levert zijn bedrijf Email Handyman ruim 6 jaar trainingen en lezingen in het binnen en buitenland.
