U heeft uw boek Adieu Secretaresse, Hello Assistant genoemd. De Franse naam voor het beroep legt het af tegen de Angelsaksische. Hoe belangrijk is die taalkundige kwestie?
Er is natuurlijk meer aan de hand, maar er is al heel lang sprake van een discussie over de functietitel. De reden is dat de inhoud van het beroep aan grote veranderingen onderhevig is. Naast de ondersteuning van de managers krijgen secretaresses steeds meer verantwoordelijkheden, taken en ook eigen projecten toegewezen, waarvoor andere competenties noodzakelijk zijn. Dat is een actueel onderwerp. Ik heb mijn boek ook bewust niet alleen voor secretaresses geschreven. De doelgroep omvat ook managers en personeelsfunctionarissen. Als je die groepen niet bij deze discussie betrekt, zal de impact veel kleiner zijn.
Wat zijn de oorzaken dat het beroep zich zo heeft verbreed?
Er zijn verschillende oorzaken. Vroeger waren de taken veel duidelijker verdeeld: je had enerzijds een directiesecretaresse en anderzijds de typistes, telexisten en koffiedames. Toen de PC zijn intrede deed, had dat vergaande gevolgen. Iedereen werd voortaan secretaresse genoemd, ook al waren ze in feite administratief medewerker voor een afdeling. Toen is de devaluatie van de oorspronkelijke functiebenaming in gang gezet.
Wat zijn de functievereisten voor de secretaresse nieuwe stijl?
Van de executive assistant wordt een HBO-denk- en werkniveau gevraagd. Ze moet kunnen meedenken, plannen, beïnvloeden, adviseren, sturen, over een goed ontwikkeld EQ beschikken, omgevingsbewust zijn. Juist in een voortdurend veranderende en complexe omgeving moet zij in staat zijn managers snel in contact te brengen met de juiste mensen.
Heeft de secretaresse een actievere rol gekregen?
Zeker. Vroeger stond de manager op het podium en de secretaresse op de achtergrond, de executive assistant staat naast de manager op het podium. Dat heeft ook te maken met de nieuwe werkvormen die hun intrede hebben gedaan op de arbeidsmarkt. Onderdeel van het Nieuwe Werken is een opener en gelijkwaardiger verhouding tussen de manager en zijn medewerkers en dat is hier goed te zien. Dat vraagt bij iedereen een ‘change of mind’. Vooral bij de manager, want die moet de voorwaarden scheppen, maar ook bij de secretaresse, die een actievere rol moet opeisen. Veel secretaresses werken nog steeds vóór een manager, terwijl de werkrelatie in toenemende mate gestoeld moet zijn op gelijkwaardigheid.
Als de executive assistant deel uitmaakt van het team, krijgt zij ook kansen om carrière te maken.
Dat is het mooie ervan. Vroeger kreeg je een baan, nu zal personeelszaken voor een loopbaan moeten zorgen. Dat hoort natuurlijk ook bij het eisenpakket van de HBO’ers die men graag wil hebben voor deze functie. Dat is een belangrijke kwestie, want de beroepsgroep is sterk aan het vergrijzen. Wil je jonge talenten aan je binden, dan moet je perspectief bieden. Dat betekent ook dat managers geen secretaresses meer voor zichzelf kunnen claimen. Ze moeten inzetbaar zijn in de hele organisatie.
Weet u in hoeverre dat al gebeurt?
Er zijn natuurlijk managers en secretaresses die van nature zo denken en werken, anderen zitten nog vast in het systeem van ‘command & control’. Dat zijn de managers die vooral bang zijn voor wat ze te verliezen hebben. Daar komt bij dat secretaresses vaak enorm loyaal zijn. De oudere generatie is nooit bezig geweest met een carrière: 75 procent heeft voor één werkgever gewerkt.
Een directiesecretaresse was de rechterhand van de directie, vervulde secretariële taken, maar was tegelijk ook gastvrouw. Is dat iets wat je ook van een executive assistant kunt verwachten?
Wat je ziet, is dat er een soort driedeling ontstaat. Aan de ene kant heb je de executive assistant, die het management vooral inhoudelijk ondersteunt. Aan de andere kant zullen er voor bepaalde taken binnen organisaties ‘shared service centers’ ontstaan, bijvoorbeeld voor het boeken van zakenreizen en dergelijke. Je zou ook kunnen denken aan ‘hospitality teams’, die zorg dragen voor de gastvrijheid. Het gaat er natuurlijk om dat je de talenten van je medewerkers optimaal kan benutten. Als executive assistants voortdurend worden gestoord voor dit soort zaken, kunnen zij zich onvoldoende concentreren op waar zij goed in zijn. Je zult goede afspraken moeten maken, duidelijk vastleggen wie wat doet. Dat zal in de ene organisatie gemakkelijker zijn dan in de andere.
Wat vraagt deze vernieuwing van managers?
Veel hangt af van de managementstijl. Er bestaan nog steeds conservatieve organisaties waar managers gewend zijn opdrachten over de schutting te gooien, maar dat is aan het veranderen. We maken de overgang mee van de ‘power manager’ naar het dienend leiderschap en managers die daar al wat verder in zijn, zullen minder aanpassingen hoeven doen. Het gaat erom dat het management beter kijkt naar het aanwezige talent en daar ook gebruik van maakt, bijvoorbeeld door meer taken over te dragen of verantwoordelijkheden te geven. In die zin verschilt de werkrelatie met de executive assistant niet met de werkrelatie met de rest van het team.
Bent u tevreden over hoe onderwijsinstellingen inspelen op de veranderingen in het vak?
Het reguliere secretariële onderwijs leidt op tot MBO-4-niveau. Soms stromen meisjes door naar het HBO, bijvoorbeeld naar een communicatieopleiding. Een HBO-opleiding office-management bestaat in het reguliere onderwijs nog niet. Daarom pleit ik er in mijn boek ook voor dat het beroepsonderwijs een vuist maakt bij de HBO-Raad, anders krijg je steeds meer secretaresses die ergens anders voor opgeleid zijn. Dat is op zich niet erg, maar het geeft wel aan dat er een gat is, dat er behoefte is aan hoger opgeleide mensen.
Wat betekenen deze veranderingen voor de positie van de vrouw in het bedrijfsleven?
Door de nieuwe manier van werken worden secretaresses wel veel zichtbaarder. Dat lijkt me een goede zaak. Tegelijk blijft het wel een ondersteunend beroep. Ik vermoed wel dat het aanzien van de beroepsgroep zal toenemen wanneer een genderneutrale functieomschrijving ingeburgerd raakt. Daarnaast is het ontstaan van een carrièreperspectief ook een positieve ontwikkeling. Maar dan zullen secretaresses ook wel bereid moeten zijn te investeren. In 1994 werkte 70 procent nog fulltime, inmiddels is dat nog maar 30 procent. Werkgevers verwachten dat je minimaal 80 procent werkt: vier dagen is voor hen het minimum om een functie goed op executive assistant niveau uit te kunnen voeren.
Over Hans van der Klis
Hans van der Klis is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.
