Hoe implementeren we systemisch denken om complexe organisatieproblemen aan te pakken?

Je kent het wel: je lost een urgent probleem op, maar enkele weken later duikt het weer op in een andere vorm. Je voert een nieuwe procedure in, maar de werkdruk neemt alleen maar toe. Je implementeert een duur IT-systeem, maar de samenwerking tussen afdelingen verslechtert. Welkom in de wereld waar symptoombestrijding de norm is geworden, terwijl de echte oorzaken van complexe organisatieproblemen onzichtbaar blijven woekeren.

Deze frustrerende cyclus van 'oplossen-probleem-oplossen-probleem' speelt zich dagelijks af in duizenden organisaties. Managers rennen eindeloos rondjes in een tredmolen, blussen brandjes en bestrijden symptomen, maar vinden nooit het definitieve antwoord. Sterker nog, vaak gaat het van kwaad tot erger omdat verbetering van een subsysteem tot verslechtering van het grotere systeem kan leiden.

Wat als er een andere manier was? Een manier om de verbanden tussen onderdelen te zien en het grotere geheel te begrijpen, zodat je interventies kunt plegen die werkelijk impact hebben? Die manier bestaat: systeemdenken. Een benadering die je helpt om onderscheid te maken tussen lapmiddelen en structurele oplossingen die de bronoorzaak aanpakken.

Van mechanistisch naar systemisch: waarom de oude aanpak faalt

De kern van veel organisatieproblemen ligt in onze mechanistische denkwijze. Bij mechanistisch denken gaan we ervan uit dat een organisatie bestaat uit de som der delen - een set van afdelingen die door bruggen communiceren, en als iedere afdeling de eigen verantwoordelijkheden goed uitvoert, ontstaat een goed functionerende organisatie.

Deze benadering werkte misschien in de industriële tijd van voorspelbare processen, maar faalt dramatisch in onze VUCA-wereld van volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit. Veel organisaties zitten nog vast in mechanistisch denken, waardoor afdelingsstructuren, managementlagen en stuurinformatie allemaal ingericht zijn volgens deze verouderde denkwijze.

Systeemdenken biedt een fundamenteel ander perspectief. Het ziet een systeem als een geheel met onderdelen die met elkaar in verbinding staan en elkaar continu beïnvloeden, waarbij sprake is van cirkels van wederzijdse beïnvloeding. Hierdoor ontstaat een geheel dat groter is dan de som van zijn delen, waarbij alle onderdelen verbonden zijn en samen resultaten produceren die verder gaan dan de losse elementen.

De verborgen krachten die organisaties sturen

Wat maakt systeemdenken zo krachtig? Het maakt onderscheid tussen wat zichtbaar is (de bovenstroom) en wat niet zichtbaar is (de onderstroom), waarbij die onderstroom vaak wel voelbaar is in organisaties. Deze onderstroom bestaat uit onzichtbare patronen, ongeschreven regels en onderliggende dynamieken die het echte gedrag in organisaties bepalen.

Denk aan die momenten waarop je voelt dat 'er iets niet klopt' in je team of organisatie, maar je kunt het niet onder woorden brengen. Of situaties waarin iedereen het erover eens is wat er moet gebeuren, maar toch blijft alles bij het oude. Dit zijn signalen uit de onderstroom - waardevolle informatie die traditionele managementbenaderingen negeren.

Sociale systemen bestaan voor het grootste deel uit vaste patronen waarvan we ons vaak niet bewust zijn: we zijn erin vastgeknoopt en daardoor merken we niet op wat er voor onze eigen ogen gebeurt. Het gevolg? Een organisatie wordt overvallen door gebeurtenissen die een buitenstaander allang heeft zien aankomen.

Systemisch leiderschap: de kunst van het beïnvloeden van het geheel

Traditionale leiders proberen organisaties te 'besturen' alsof het machines zijn. Ze geven instructies, implementeren procedures en verwachten dat gedrag verandert. Systemisch leiders denken anders. Ze begrijpen dat een organisatie een levend systeem is waarbij de complexiteit met ontelbare variabelen en onderlinge interacties overweldigend kan zijn, maar systeemdenken biedt een holistische kijk.

De essentie van systemisch leiderschap? Je brengt een systeem in beweging door passende impulsen waarmee de organisatie de volgende 'natuurlijke' stap kan maken. Door patronen te herkennen en er betekenis aan te geven, kun je doeltreffende interventies toepassen om deze te vervangen door patronen die bijdragen aan de gewenste verandering.

Maar let op: quick fixes werken niet in complexe systemen. Zoals Barbara Hoogenboom stelt: "Als quick fixes zouden werken, dan hadden ze dat al gedaan". Systemisch leiderschap vraagt om vertraging - eerst goed begrijpen wat er speelt, pas dan kun je snelheid maken.

De implementatie: van inzicht naar impact

Hoe implementeer je systeemdenken concreet in je organisatie? Het begint met bewustzijn ontwikkelen. Jaap Schaveling onderscheidt drie dimensies: van korte naar lange termijn denken, van beperkte naar brede scope en van fantasie naar realiteitscheck. Dit is moeilijk omdat we qua hersenen nog op de savanne leven en vanuit ons reptielenbrein handelen.

De oplossing? Meer een beroep doen op onze prefrontale cortex, het voorste hersengebied. Dit betekent bewust uitzoomen in plaats van details analyseren, naar het vertrekpunt kijken om het einddoel te zien, en patronen herkennen in plaats van incidenten bestrijden.

Praktisch gezien kun je beginnen met gebeurtenissen inventariseren die je triggeren - bijvoorbeeld waarom daalt de motivatie van medewerkers. Vervolgens kijk je naar trends: is iets al vaker voorgekomen? Bij een derde keer is het tijd om op de rem te trappen en door trends in kaart te brengen kun je betere interventies plegen.

Tools en technieken: van systeemanalyse naar systeeminnovatie

Systeemdenken is meer dan een filosofie - het biedt concrete tools en methodieken. Karel van Berkel introduceert bijvoorbeeld een systeemanalysemodel met vier eigenschappen: identiteit, sensitiviteit, responsiviteit en connectiviteit. Dit model legt de basis voor systeeminnovatie.

Andere praktische benaderingen zijn Large Scale Interventions waarbij je het hele systeem in de ruimte brengt, of het werken met systemische scans om blinde vlekken zichtbaar te maken. Door met betrokken spelers patronen in kaart te brengen en onderliggende denkpatronen te onderzoeken, kun je interventies vinden die patronen doorbreken waar stakeholders elkaar klemzetten.

Het mooie van systeemdenken is dat je zoekt naar interventies waarbij met relatief geringe inspanning maximaal effect wordt bereikt - bijvoorbeeld door het verbeteren van relaties tussen onderdelen van het systeem in plaats van ingrijpende structuurwijzigingen.

Omgaan met complexiteit en weerstand

Een van de grootste uitdagingen bij het implementeren van systeemdenken is omgaan met complexiteit en weerstand. De actoren werken in een zeer complexe realiteit waarbij er vaak maatschappelijke discussie is over het probleem zelf, de beste strategie én de implementatie.

Hier komt de kracht van meervoudig perspectief om de hoek kijken. Cruciaal bij systeemdenken is dat we diverse perspectieven, visies en meningen meenemen, omdat hoe we denken beïnvloedt wat we zien - iedereen heeft zijn eigen manier om naar de wereld te kijken.

Weerstand wordt in systemisch perspectief niet als probleem gezien, maar als waardevolle informatie over wat er speelt in het systeem. Het systeem vertelt je iets over zichzelf - luister ernaar in plaats van het weg te drukken.

Van transitie naar transformatie

Systeemdenken gaat verder dan het oplossen van problemen - het gaat om fundamentele transformatie. Duurzame ontwikkeling vraagt om denken in grote verbanden, samenwerken en bereidheid om zaken te herbekijken door vraagstukken vanuit zoveel mogelijk perspectieven te bekijken.

Dit betekent dat je niet alleen structuren verandert (de bovenstroom), maar ook de onderliggende patronen (de onderstroom) die het gedrag sturen. Echte transformatie vindt plaats wanneer nieuwe patronen zich vestigen en het oude gedrag als afwijkend wordt beschouwd.

Belangrijke succesfactoren voor deze transformatie zijn vertrouwen, transparantie en integriteit van alle betrokkenen, zodat jullie samen slimme interventies kunnen bedenken en uitvoeren.

Conclusie: De sprong naar systemisch denken

Systeemdenken implementeren is geen quick fix - het is een fundamentele verschuiving in hoe je naar je organisatie kijkt en erin opereert. Het vraagt moed om de status quo in vraag te stellen, geduld om eerst te begrijpen voordat je handelt, en wijsheid om te erkennen dat je onderdeel bent van het systeem dat je wilt veranderen.

De beloning is enorm: een nieuw scala aan mogelijkheden om je invloed als organisatieverbeteraar te vergroten, verbeterde samenwerking door rekening te houden met de impact op andere processen, en systemen die zelf-corrigerend en adaptief zijn, wat leidt tot een meer veerkrachtige en flexibele organisatie.

Begin vandaag nog met het herkennen van patronen in je organisatie. Stel jezelf de vraag: 'Welke problemen keren steeds terug?' en 'Wat zie ik als ik uitzoom naar het grotere geheel?' Een eenvoudig antwoord op hoe je systeemdenken toepast is: door het te gaan doen, hoewel het in de praktijk best lastig kan blijken.

Maar vergeet niet: het is raadzaam om met meerdere mensen tegelijk de principes van systeemdenken te ervaren. Want echte systeemverandering gebeurt samen, niet alleen.

Welk patroon in jouw organisatie verdient als eerste jouw systemische aandacht?