Waarom mislukken zoveel ICT-projecten?
Omdat ICT heel veel aspecten heeft. Om te beginnen het technische aspect. ICT is in een noodtempo onze wereld binnen gedrongen en heel veel mensen zijn er niet mee vertrouwd en niet mee opgevoed. Ze denken dat je er over kunt praten alsof je een kantoormeubel koopt. Die heb je in een aantal maten, je kiest wat en klaar is Kees. Maar als je met veel pijn en moeite de juiste ICT-voorziening hebt gekocht en neergezet, dan krijg je de periode van onderhoud en gebruik. En ieder jaar moet je wel voor twintig tot dertig procent van de investering besteden aan onderhoud, aan bijstelling en verbetering. Dus het is niet zo dat je een keer wat koopt en dan ben je klaar. Het is een ingewikkeld verhaal.
En managers hebben ook nog eens een enorme kennisachterstand. Ze zijn opgeleid als econoom of bestuurskundige en ze weten niet wat ICT allemaal kan…
Ja. Als ze hun studie klaar hebben, zijn ze ongeveer 25. Vervolgens gaan ze aan het werk als econoom of marketingfiguur. En als ze dan in de positie komen van algemeen manager en overal beslissingen over moeten nemen, dan zijn ze misschien 40 of 45, en dan zijn ze zeker de verbinding met ICT kwijt. Dan wordt het dus heel lastig om te onderkennen wat zinvol is en wat niet. Waarin moet je geld steken en waarin niet? ICT-professionals hebben wel die kennis, maar ze hebben ook belangen, hobby’s, en zullen niet altijd een waardevrij advies geven aan een manager.
Nu hebben jullie een methode ontwikkeld waarmee managers ICT-projecten beter kunnen sturen. Kun je uitleggen hoe dat model in elkaar zit?
Het is eigenlijk heel simpel: de methode wordt afgesloten met zeven checklisten, voor iedere levensfase van een ICT-voorziening is er een. Bijvoorbeeld de planvorming: je haalt een aantal mensen bij elkaar en die gaan dan nadenken over wat er uit het systeem moet komen, aan gegevens, aan procesondersteuning. Dat kan in een betrekkelijk korte tijd, dat kost niet zoveel, dat gebeurt door mensen met ervaring en verstand van zaken. Vervolgens moet het gemaakt worden. Dat is een veel ingewikkelder proces, daar komen mensen aan te pas met heel veel technische expertise en dat vereist dus ook een andere checklist. Zo zijn er zeven checklisten, die allemaal uitgaan van een onderverdeling van sociale aspecten, technische aspecten, organisatieaspecten, economische aspecten in de brede zin, en managementaspecten. Als je die checklist doorloopt, dan kun je heel aardig vaststellen of er stevige risico’s binnen zo’n checklist zitten.
Want daar gaat het om: het vermijden van risico’s?
Ja, zo’n checklist telt zo’n zeventig vragen en de ervaring leert dat er zo’n vijf, zes vragen zijn die qua risico hoog scoren. Daar kun je dan speciaal op in zoemen en maatregelen nemen.
Dus wat jullie in feite hebben gemaakt, is een systeem van stoplichten en borden die waarschuwen voor gevaren en valkuilen?
Exact. Het is gebaseerd op allemaal ervaringsgegevens. Als je tien of twintig ervaren ICT’ers langsloopt en vraagt: vertel mij eens een aantal oorzaken van het mislukken van projecten, dan hebben ze allemaal wel een stuk of tien punten en dan krijg je aardig zo’n checklist bij elkaar. Het zet mensen vooral aan het denken. Het is een soort onderbreking in een traject waarmee men bezig is en met deze vragen doe je eigenlijk iets in de trant van: denk nog eens goed na. En dan ontdekken mensen zelf ook wat er wellicht niet helemaal goed zit. Dat is de eerste fase, de bewustwording. En door de systematiek van al die vragen help je ze om daar ook iets mee te doen.
Over Ben Kuiken
Ben Kuiken is filosoof, schrijver en ontregelaar. Als organisatiefilosoof helpt hij mensen om anders te denken, te kijken en te praten over organisaties en de problemen die daar ontstaan. Ben is auteur van een groot aantal boeken over organiseren, spelen, en filosofie, waaronder De laatste manager, De Organisatiefilosoof, en Het Zinnigste boek dat je ooit zult lezen.
