Een aantal jaren terug reisde ik af naar Finland. Een bedrijf had me uitgenodigd voor een gesprek over innovatie van producten. Het management worstelde met de vraag hoe de ontwikkeling van nieuwe producten het beste kon worden georganiseerd. Er bestonden twee tegengestelde meningen. De marketeers wilden de ontwikkelfunctie binnen Business Units onderbrengen omdat daar informatie is over klantwensen. De technici zagen meer in een centrale ontwikkelfunctie om optimaal gebruik te kunnen maken van nieuwe technische mogelijkheden. Het topmanagement had nog geen beslissing genomen en mij uitgenodigd om mee te denken.
Op dinsdagmiddag melde ik me bij het bedrijf. "Ah, ja, daar bent u. Welkom, we hadden al op u gerekend. U bent wat vroeg zie ik, maar dat geeft niet. U kunt wel alvast doorlopen naar de vergaderlocatie. Die is beneden, u kunt het beste die trap nemen." Ik nam de rechtertrap en kwam plotseling in een saunacomplex. Er was niemand. Net toen ik me stond af te vragen of ik wel goed zat, kwam er een man de trap af. "Hartelijk welkom, u moet de heer Boonstra zijn. Fijn dat u er bent." De man stelde zich voor en begon zich uit te kleden. Ik stond wat onhandig te kijken toen ook Aarne, de directievoorzitter, de trap af kwam. Hij verwelkomde me hartelijk en vroeg of ik een goede reis had gehad. Vervolgens begon hij zich ook uit te kleden. Toen hij mijn wat verbaasde blik zag, schoot hij in de lach. "Ach, ja natuurlijk, dat had ik bij onze eerdere ontmoeting niet verteld. We houden onze strategische besprekingen altijd hier beneden en genieten dan eerst met elkaar een sauna."
Een kwartier later zat ik met elf naakte mannen en vrouwen in een erg warme sauna. In de sauna werd een kwartier lang niets gezegd, alleen maar gezweet. Daarna nam iedereen een koude douche, sprong in een ijskoud dompelbad, deed een badjas aan en nam plaats in de relaxruimte. Daar lichtte Aarne de centrale thematiek kort toe en legde uit wat er op het spel stond voor het bedrijf. Vervolgens werd er twintig minuten gerelaxt en gezwegen. Na deze saunagang ging een glazen schuifwand open naar een lichte ruimte met een tafel vol fruit en vruchtensappen. Opnieuw nam Aarne het woord om de centrale vraag toe te lichten en nodigde de aanwezigen uit om hun perspectief te delen. Op een rustige manier werden de standpunten uiteengezet. Daarna werd er mijn kant op gekeken en de vraag gesteld of ik mijn ervaringen met de organisatie van productinnovatie wilde delen. Mijn voorbereide presentatie paste niet in deze sfeer en was overbodig. Mijn verhaal ging als vanzelf. Tijdens de sauna had ik rustig nagedacht over de thematiek. Tijdens het relaxen had ik me verdiept in de betekenis van die thematiek voor het bedrijf en de standpunten die bestonden. De rust en de ruimte maakten dat ik rustig mijn ervaringen kon inbrengen en vragen kon beantwoorden. Na drie kwartier kwamen er geen nieuwe gezichtspunten meer op tafel. Aarne bedankte iedereen voor zijn en haar inbreng, vatte de standpunten samen en nam een besluit hoe het bedrijf de innovatie van producten zou organiseren. Het was een wijs besluit.
Na afloop liep ik met Aarne mee. Op zijn kamer verontschuldigde hij zich dat hij me niet had verteld dat strategische besprekingen altijd begonnen met een gemeenschappelijke sauna. Dat was zo vanzelfsprekend voor hem. Ik vertelde op mijn beurt dat ik onder de indruk was. Binnen anderhalf uur was een lastig en zwaarwichtig besluit genomen waar Nederlandse bedrijven maanden over kunnen bakkeleien. "Een sauna helpt. Iedereen geeft zich bloot, voelt de hitte, begrijpt het belang. En er ontstaat een gemeenschappelijke sfeer. Bovendien laten de mensen operationele beslommeringen achter zich en ontstaat ruimte om strategisch te denken." Ik herkende wat Aarne me vertelde en terwijl hij me lachend aankeek vroeg hij: "Maar jij komt vaker in de sauna volgens mij en je durft je ook bloot te geven, of heb ik daarin ongelijk?" En nog steeds weet ik niet wat hij precies met die vraag bedoelde.
Over Jaap Boonstra
Jaap Boonstra is hoogleraar ‘Organisatiedynamiek’ aan Esade Business School in Barcelona, hoogleraar ‘Organisatieverandering’ aan de Rotterdam School of Management, en kerndocent bij de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur. Als onafhankelijk adviseur ondersteunt hij organisaties in hun ontwikkeling. Hij schreef meerdere boeken over organisatieverandering, organisatiecultuur en leiderschap.
